En este artículo encontrará:
01 Objetivo
La administración suele tener que presentar mucha documentación de todos las empresas y trabajadores que colaboran con ella. Por ello, esta plataforma permite a los proveedores subir la documentación que requiere la administración para llevar una correcta gestión de la información.
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Es obligación de la administración asignar los permisos a los usuarios de los proveedores para indicar qué tipos de documentos deben subir. |
La parte documental tiene un segundo objetivo que es la obligación de controlar la documentación de los proveedores. Si los usuarios no mantienen actualizada la documentación obligatoria para la administración, es posible, que ésta le deniegue la posibilidad de subir las facturas.
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Es decisión de la administración permitir o no subir documentos contables en función de la documentación de la empresa y/o de los trabajadores. |
02 Clases de Documento
Existen dos clases de documentos que se pueden presentar a través de la aplicación "Documentos de Empresa" y "Documentos Nominales".
Documentos de Empresa:
En esta clase de documentos la administración suele pedir documentos como Recibos de la SS, Seguros, etc.
Lo más importante de esta clase de documento es mantenerla actualizada ya que probablemente es la prueba que requiere la administración de que la empresa está al corriente de pago, etc.
Recuerde que este tipo de documentación puede ser subida a:
- Una obra en específico (Ej.: Certificación de colocación)
- A Documentación General (Ej.: TC1, TC2, etc.)
Suba este tipo de documentos a través del menú: Menú Documentos de Empresa
Documentos Nominales:
El objetivo de esta clase de documentos es poder registrar y gestionar la documentación de los trabajadores que participan en su empresa, y por tanto, con la administración de esta plataforma. Además, la plataforma le ayudará a mantener actualizada la documentación ya que el sistema permite controlar las fechas de caducidad.
Lo más importante de esta clase de documentos es que cada documento va únicamente ligado al registro del trabajador en el que se esté subiendo la documentación. De este modo, un trabajador puede estar activo en varias obras pero sin embargo, presentar una única vez la documentación.
03 Documentos de Empresa
En este apartado se repasan los campos a rellenar al subir un documento de empresa. Recuerda que sólo se pueden subir este tipo de documentos desde el Menú de Documentos de Empresa. Cuando este en este proceso deberá rellenar los siguientes datos:
- Nombre Documento: escriba un texto identificativo del documento a subir. Está limitado a 50 caracteres.
- Fecha del Documento: escriba la fecha que aparece como fecha del documento del PDF a subir.
- Caduca el: Por defecto el programa calculará, si tiene periodicidad, la fecha en que debería caducar el documento en función de la Fecha del Documento.
- Empresa Documento: campo desplegable para que indique a que empresa pertenece el PDF a subir. Recuerda que puedes dar de alta a tus empresas colaboradoras desde el Menú de Empresas.
- Observaciones: campo informativo donde el usuario puede escribir las observaciones y comentarios que desee acerca del documento.
Sí la fecha de caducidad está mal calculada dispone de un botón a la derecha del campo que permite modificarla. Si hace esta notificación el programa le mostrará un aviso de que el usuario acepta que está modificando la fecha calculada.
El aviso de dicha modificación no implica que el documento contenga errores.
04 Documentos Nominales
El proveedor debe presentar la documentación en cada una de las empresas en las que participe activamente el trabajador. Recuerde que para subir esta clase de documentación el usuario debe hacerlo desde el Menú del Trabajador en la pestaña de Documentos Nominales.
Durante el proceso de subida de documentos, el programa le solicitará:
- Nombre Documento: escriba un texto identificativo del documento a subir. Está limitado a 50 caracteres.
- Fecha del Documento: escriba la fecha que aparece como fecha del documento del PDF a subir.
- Caduca el: Por defecto el programa calculará, si tiene periodicidad, la fecha en que debería caducar el documento en función de la Fecha del Documento1.
Automáticamente el programa estará asignando el PDF subido al trabajador y la empresa.
