Conocer el estado de validez de un documento es sumamente importante ya que tipos de documentos como Facturas requieren de tener Proformas o Albaranes en estado Validado para poder ser subidas. En este artículo te enseñamos a consultar en qué estado se encuentran tus documentos.
01 Estados de validez
Existen cuatro tipos de estados para un cualquier tipo de documento:
- Pendiente: Cuando un usuario sube un documento a la plataforma, por defecto el documento estará en este estado. Cualquier documento en este estado permite ser Editado.
- En Revisión: La administración ha comenzado a validar el documento, dado que el procedimiento ha comenzado, el documento no puede ser editado, sólo consultado.
- Validado: Una vez la administración ha realizado todas sus comprobaciones internas, marcará como documento Validado. Si la configuración del tipo de documento lo permite, siempre que se valide un documento, el usuario recibirá un correo automático informándole de ello. Esto es muy para saber cuando se pueden subir facturas después de tener validada la proforma.
- Rechazado: todos aquellos documentos que son erróneos o no cumplen con las validaciones pasan a ser rechazados. Cuando se rechaza un documento, el registro permanece en la base de datos, pero el PDF vinculado se elimina por completo.
02 Donde aparecen los estados de validez
En algunas tablas de registros, como la del Menú de Documentos de Empresa, hay una columna en la tabla que dice “Estado”, bajo ella, encontrará para cada registro el estado en el que se encuentra el documento en ese momento.
En esta imagen observará que en la tabla de registros aparecen varios documentos, fíjese en la columna de Estado. La plataforma asigna un color para cada uno de los estados en los que se encuentra el documento:
- Transparente equivale a Pendiente
- Amarillo equivale al estado En Revisión
- Verde equivale al estado de Validado
- Rojo equivale al estado Rechazado.
Por defecto, los documentos en rechazado se ignoran, si desea consultar los documentos rechazados tendrá que utilizar el filtro de estado y seleccionar el estado de rechazado.
03 Enviar consulta sobre el estado
Como observará, todos los registros de una tabla disponen de un icono con un sobre: 
. Está opción permite enviar un mensaje directo a la administración haciendo referencia al documento seleccionado. Para utilizar esta funcionalidad siga estos pasos:
- Seleccione el documento del que quiere hacer la consulta
- Haga clic en el icono del sobre. El programa le reenviará a la siguiente página:
- Por defecto, el programa ha rellenado los campos de De y A. Usted puede rellenar los campos CC, Asunto y Mensaje, en sus correspondientes sitios. Además, el programa incluirá un pequeño resumen con el documento que ha seleccionado para hacer la consulta.
- Una vez ha redactado la consulta en el campo del Mensaje, haga clic en el botón verde de Enviar y se enviará una notificación a la administración.
Si tiene dudas sobre este proceso, consulte este artículo, encontrará información más detallada sobre el uso de esta pantalla.
