En este artículo encontrará:
- Objetivo
- Datos que rellenar
- Marcar albaranes
- Sistema de cálculo de factura
- Listado de avisos/errores
01 Objetivo
Subir la factura para terminar el proceso y que la administración pueda proceder al pago de ella.
02 Datos que rellenar
Recuerde que para subir esta clase de documentación debe hacerlo desde el Menú de Documentos de Empresa. Si no recuerda cómo siga los pasos de este artículo. Una vez haya escogido los datos de la obra a la que pertenece y haya seleccionado un tipo de documento factura, el programa mostrará en pantalla los datos a rellenar.
La administración puede asignar diferentes configuraciones a los distintos tipos de documento factura. Por ello, diferenciaremos los datos que son comunes de los que son específicos. En los datos específicos se detallarán las situaciones en las que aparecen estos otros datos.
Datos comunes:
- N.º Factura: número de la factura que aparece en el PDF. Limitado a 15 caracteres.
- Fecha Factura: fecha de la factura que aparece en el PDF
- Descripción: añada una pequeña descripción acerca de la factura que desea subir.
- Observaciones: escriba las observaciones/comentarios que desee aportar sobre este registro.
Datos Específicos:
Las facturas tienen varias configuraciones posibles. Es la administración la encargada de definir la configuración para cada tipo de documento – factura.
Factura sin documento relacionado:
Este tipo de factura es las más simple, equivaldría a una Factura de Servicios Generales, es decir a una factura que viene de un proveedor y que ha hecho unos servicios por los que debe cobrar.
En esta situación el campo Documento relacionado (Pedido) desaparece y podrá entrar cualquier base a la factura ya que no hay nada vinculada a ella.
Factura de documento relacionado – Pedido/Contrato/Presupuesto:
Procedimiento similar a la proforma con pedido relacionado, con la salvedad de que este tipo de documento tiene obligatoriamente el IVA desglosado. Deberá entrar las bases de la factura indicando el IVA que sea.
Factura de documento relacionado – Proforma:
En esta ocasión el campo desplegable Documento relacionado tendrá como opciones las proformas que haya disponibles. Si la proforma seleccionada tenía como configuración IVA desglosado, entonces el programa rellenará los campos con la misma información que la proforma. El usuario es libre de modificar si hay alguna modificación, pero recuerde que las bases de la proforma y las de la factura deben coincidir1.
Recuerde que en las secciones para subir la factura dispone de botones de ayuda que le mostrarán información adicional acerca de los procesos.
03 Marcar albaranes
Si la configuración del tipo de la proforma lo permite, es posible que, tenga que vincular albaranes disponibles a la factura. Si ese es el caso, verá que en la pantalla de introducción de datos ha aparecido una nueva sección llamada Marcar los Albaranes. A continuación una imagen de ejemplo de la sección:
En esta tabla de registros encontrará todos los albaranes disponibles a marcar y vincular a la factura, para vincularlos haga clic en la casilla que aparece en la línea del albarán deseado a vincular.
|
Verá también que a medida que va marcando/desmarcando albaranes la última línea de esta tabla se actualiza con el valor total de los albaranes seleccionados. Esto es útil ya que el total de los albaranes marcados debe coincidir con el total de las bases de la factura. |
04 Sistema de cálculo de factura
En este apartado se detalla el sistema de cálculo establecido para validar los importes de las facturas.
Todos los importes y porcentajes mostrados a continuación son un ejemplo.
|
|
ESQUEMA |
EJEMPLO |
|
(1) |
Total Importe |
2.631,58 |
|
(2) |
Dto. Pronto Pago = % P.Pago x (1) |
5% x 2.631,58 = 131,58 |
|
(3) |
Base imponible = (1) – (2) |
2.631,58 - 131,58 = 2.500,00 |
|
(4) |
IVA = % IVA x (3) |
21% x 2.500,00 = 525,00 |
|
(5) |
IRPF = % IRPF x (3) |
15% x 2.500,00 = 375,00 |
|
(6) |
Total Factura = (3) + (4) – (5) |
2.500,00 + 525,00 – 375,00 = 2650,00 |
|
(7) |
Ret. Garantía = % Ret. Garantía x (1) |
4% x 2.631,58 = 105,26 |
|
(8) |
Neto al vencimiento = (6) – (7) |
2.650,00 – 105,26 = 2544,74 |
05 Listado de avisos/errores
A continuación tiene un listado de posibles avisos y o errores que pueden aparecer en este tipo de documento:
|
Código |
Descripción |
Solución |
|
WT3-001 |
Base imponible no entrada o con valor 0. |
Si se trata de una factura no valorada, aceptar el aviso. De lo contrario, corregir la base imponible. |
|
WT3-002 |
Se ha excedido el saldo disponible del pedido. |
Corregir el campo la base imponible o aceptar el aviso. |
|
WT3-003 |
El N.º Factura introducido ya existe. |
Modificar el campo N.º Factura por uno nuevo o aceptar el aviso. |
|
WT3-004 |
Bases superiores al de los albaranes seleccionados. |
Corregir las bases imponibles de la factura para que coincida con el total de los albaranes |
|
WT3-005 |
Hay albaranes disponibles a marcar y no se ha vinculado ninguno a la proforma. |
Marcar albaranes o aceptar el aviso. |
|
WT3-006 |
Ha entrado una Fecha de Proforma de un mes ya cerrado por la administración. |
Modificar la fecha o aceptar el recálculo del vencimiento de la proforma. |
|
WT3-007 |
Ha modificado la fecha del 1er Vencimiento. |
Modificar la fecha a la calculada o aceptar el aviso |
|
WT3-008 |
Las bases de la factura superan el total de los albaranes |
Corregir las bases de la factura o seleccionar más albaranes. |
|
WT3-009 |
El importe de la 1ª base de la factura no coincide con el de la proforma |
Corregir base o porcentaje para coincidir con el importe calculado en la proforma |
|
WT3-010 |
El importe de la 2ª base de la factura no coincide con el de la proforma |
Corregir base o porcentaje para coincidir con el importe calculado en la proforma |
|
WT3-011 |
El importe de la 3ª base de la factura no coincide con el de la proforma |
Corregir base o porcentaje para coincidir con el importe calculado en la proforma |
|
WT3-012 |
El importe de la base exenta de la factura no coincide con el de la proforma |
Corregir base para coincidir con el importe calculado en la proforma |
|
WT3-013 |
El porcentaje de Dto. Pronto pago no coincide con el de la proforma |
Corregir porcentaje para coincidir con el importe calculado en la proforma |
|
WT3-014 |
El porcentaje de IRPF no coincide con el de la proforma |
Corregir porcentaje para coincidir con el importe calculado en la proforma |
|
WT3-015 |
El porcentaje de Ret. por Garantía no coincide con el de la proforma |
Corregir porcentaje para coincidir con el importe calculado en la proforma |
