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Adelantos de clientes y proveedores

A nivel contable un adelanto siempre ha de venir soportado por una factura, sin embargo, a veces, cuando el adelanto es de poco tiempo y no afecta a la declaración del IVA se genera simplemente el asiento de cobro/pago y después se rebaja dicho importe de la factura definitiva.

Por tanto, en este artículo vamos a explicar los 2 sistemas con el siguiente orden:

  1. La configuración de las cuentas automáticas.
  2. Adelantos generados con facturas
  3. Adelantos generados con un asiento simple de cobro o pago

 

01 Configuración

Para esta opción acceda a la pantalla Menú Principal %-->% Contabilidad %-->% Otros procesos %-->% Configuración de cuentas e indique cuales son las cuentas de nivel 4 dígitos que se han de utilizar para los anticipos de clientes y proveedores

 

02 Adelantos con factura

En este caso habrá de entrar 2 facturas, primero la del adelanto y segundo la factura definitiva en la que hay que restar el importe adelantado por el cliente/proveedor.

A nivel de este artículo, enseñaremos los asientos generados en los adelantos de clientes, pero el funcionamiento es exactamente igual con los adelantos a proveedores. Lo único que cambia son las cuentas utilizadas

 

Factura de adelanto: El registro de facturas ya se explicó en el artículo de registro de facturas y por lo tanto no vamos a repetir la forma de entrar facturas. Las únicas diferencias al crear una factura de adelanto son:

  1. Hay que marcar la casilla de Adelanto.
  2. Automáticamente se borrarán las contrapartidas del asiento ya que obligatoriamente ha de ser la cuenta de anticipos de clientes/proveedores. Si la cuenta de adelanto no existe, el programa le pedirá si desea crearla y si contesta negativamente la casilla se desmarcará.
  3. Por lo general, como al hacer la factura ya se ha cobrado el adelanto. Se pondrá la cuenta del banco en el campo de Subcuenta de Cobro

Al realizar este asiento, la cuenta 4380/4070 queda con el saldo adelantado y la cuenta del cliente/proveedor a 0 cuando se cobra o paga el adelanto.

Hay que recalcar que la cuenta de explotación no se ve afectada, ya que todavía no se ha realizado ninguna venta o compra.

 

Al realizar este asiento, la cuenta 4380/4070 queda con el saldo adelantado y la cuenta del cliente a 0 cuando se cobra el adelanto

Factura definitiva: Al hacer la factura definitiva, habrá que incluir el adelanto recibido, para ello habrá de hacer:

  1. Marcar la casilla de incluir adelanto
  2. Confirmar el importe adelantado (El programa propone el saldo de la cuenta de anticipos, pero si un cliente ha dado 2 adelantos, en ese caso habría que poner manualmente el importe adelantado a deducir en la factura)
  3. Marcar la casilla de que el adelanto incluido se hizo con una factura
  4. En las bases, se pondrá el importe de la factura menos la base del adelanto (Si la factura había de ser de 1.000€ y se han adelantado 200€, en esta factura se pondrá como base 800€)
  5. El programa añadirá 2 líneas al asiento, la primer que saldará el saldo de la cuenta de anticipos de clientes/proveedores
  6. La segunda añadirá el importe adelantado a la cuenta de ventas, para que la cuenta de explotación salga correcta.

 

03 Adelantos con asientos simples

Si el adelanto se hizo sin emitir factura, es decir simplemente se cobró ese importe, también habrá que hacer 2 asientos

Primero sería el asiento de cobro/pago adelanto, que en este caso sería un asiento simple con la cuenta del banco y la de los anticipos de clientes/proveedores

El segundo sería una factura normal, pero el programa añadiría 2 contrapartidas más, la primera para saldar la cuenta de anticipos y la segunda para restar del saldo de la cuenta del cliente/proveedor el importe adelantado.

 

 

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