El portal es una magnífica herramienta para gestionar la documentación de tus proveedores, pero es muy importante mantenerla y administrarla correctamente. Para ello, dispone de la pantalla de Control Documentos en la que, si tiene derechos, podrá consultar la información.

El objetivo de esta pantalla es ofrecer a la administración del portal la posibilidad de listar la información del portal para poder gestionarla correctamente.

En este articulo se da más detalle sobre:

1. La pantalla
2. Filtros seleccionables
3. Tipos de listado
4. Resultados en pantalla
5. Acciones adicionales

Para acceder a esta pantalla es necesario que se dirija al menú del Portal y seleccione la pantalla de Control Documentos.

1. La pantalla

La pantalla tiene la siguiente apariencia:

Como muchas de las pantallas del programa, en la parte superior dispone de la una zona de selección de filtros, el botón de buscar y en la parte inferior, en formato tabla, el listado de los resultados encontrados coincidentes con los filtros.

2. Filtros seleccionables

Esta pantalla permite filtrar por:

• Centro de coste: filtro de búsqueda por un único centro de coste
• Proveedor: filtro de búsqueda por un único proveedor
• Operario: filtro de búsqueda por un único operario del portal
• Ordenado Por: seleccione de este campo desplegable una de las posibles para listar la información.
• Ver: seleccione del este campo desplegable los posibles estados consultables del portal.
• Rango de fechas: índice fecha de inicio y de fin de fechas del documento (no de subida del documento)
• Mostrar solo: marque las clases de tipo de documentos que quiere filtrar. Por defecto se seleccionarán los documentos de Albaranes, Proformas y Facturas.

3. Tipos de listado

Dentro de la zona de filtros el campo de Ordenado Por le permite decidir en qué formato quiere que aparezca la información. Se ofrecen tres posibilidades

1. Centro de Coste: listará por cada centro de coste, los proveedores que actúan sobre ella y cada uno de los documentos presentados en la obra.
2. Proveedor: listará por cada proveedor, los centros de coste en los que aparece y al mismo tiempo, detallará todos los documentos presentados en la obra.
3. Operario: listará por operarios del portal quién debe validar el actual nivel de validación de un documento.

Si desea listar por operario ha de tener las siguientes consideraciones:

• El campo de Ver ha de tener seleccionada la opción Por Validar
• Si en una obra para un mismo tipo de documento hay 2 o más operarios habilitados para validar ese nivel, sólo se mostrará el primer coincidente.

4. Resultados en pantalla

Veamos un ejemplo de cómo se muestra la información listada:

• Código (1º): código del centro de coste, proveedor o operario en función del campo Ordenado Por. (definido en el mismo orden que el desplegable)
• Código (2º): código del proveedor o centro de coste en función del campo Ordenado Por. (definido en el mismo orden que el desplegable)
• Descripción: mostrará la descripción relativa al documento, al centro de coste o al proveedor
• Doc. Relacionado: muestra el número de documento del relacionado si lo hubiera
• Fecha: fecha del documento
• Estado: estado actual del documento
• Acción: muestra la acción a realizar sobre el documento. Opciones disponibles: validar, contabilizar, recibir factura o finalizado.
• Importe: suma de todas las bases indicadas por el proveedor
• No Contab.: indica la cantidad del documento no contabilizada en el ERP.
• Proveedor: esta opción solo está visible si Ordena Por tiene marcada la opción de Operario.

5. Acciones adicionales

Adicionalmente en esta pantalla puede realizar dos acciones más.

La primera es visualizar el documento en cuestión como en la pantalla de validación, simplemente debe seleccionar un registro disponible y hacer clic en el botón verde de Ver. Se abrirá una ventana emergente con la información detallada del registro al completo.

Luego, y si tiene permisos para editar documentos, verá un botón que pone Documento junto a un lápiz. Descubra como modificar un documento subido.