A lo largo de este capítulo descubrirá cómo validar un documento del portal y todas las acciones que puede realizar durante este proceso.

1. Pantalla de validación
2. Modificar estado
3. Acciones disponibles

La pantalla de validación (o de consulta si la acción es Consultar) se abrirá siempre que haga clic en el botón de verde de Validar que hay en la pantalla de Validación de Doc. Mientras tenga seleccionado un registro de documento (3er nivel).

Esta pantalla se abrirá como una ventana emergente que se adaptará al tamaño de su monitor para aprovechar el máximo espacio disponible.

1. Pantalla de validación

La pantalla de validación tiene el siguiente aspecto:

En la parte superior encontrará la cabecera del documento a validar. En esta cabecera aparece la información del proveedor, el centro de coste, el número/nombre del documento y la fecha del documento definida por el usuario.

En la parte central izquierda hallará toda la información relativa al documento, ya sean los datos como los documentos vinculados al documento a validar. Dispone de un botón de Documento Relacionado para abrir en una pestaña nueva el PDF del documento relacionado. En el caso de que sea un nivel de validación y contabilización también encontrará los campos de F. Asiento, casilla de si es Sujeto Pasivo y la definición de la/s contrapartida/s.

En la parte central derecha verá, los botones de gestión de niveles de validación, retener o liberar, ver en pestaña el documento principal, grabar los cambios y una visualización en la misma pantalla del PDF a validar.

En la parte inferior puede ver la auditoría registrada, los comentarios internos y observaciones, y por último, un listado de los usuarios que han validado los niveles previos.

2. Modificar estado

Para modificar un estado dispone de un sistema de botones para avanzar o retroceder el estado de un documento.

• Flecha hacia la izquierda: Retroceder el estado de validación del documento. Tenga en cuenta que debe especificar un motivo por el cual realiza esta acción
• Texto central: indica el nivel en el que ha dejado el documento. Para confirmar los cambios, si los hubiere, deberá hacer clic en el botón de Guardar.
• Flecha hacia la derecha: Avanzar el estado de validación del documento.

3. Acciones disponibles

Dentro de esta pantalla hay varias acciones disponibles:

• Consulta de Documentos Relacionados: si el documento principal dispone de documentos relacionados, ya sea, un pedido, albaranes y/o adjuntos, aparecerá una tabla con el listado de estos documentos. Por cada documento podrá ver, el PDF en pantalla, el número/nombre del documento y la fecha de aprobación.
• Retener: si marca la casilla de Retenido implica que quiere parar la validación de un documento hasta nuevo aviso. Recuerde que deberá escribir un motivo por el cual realiza esta acción.

• Contabilización: si el nivel de validación es también el nivel de contabilización aparecerán los campos de F.asiento, casilla de si es Sujeto Pasivo y la definición de la/s contrapartida/s. El sistema de contrapartida funciona del mismo modo que en la pantalla de Asientos.
• Observaciones a Proveedor: si hay una o más de una dirección de correo electrónico en el campo mail de observaciones con el proveedor podrá enviar una notificación al proveedor del documento con el mensaje que escriba en el campo.
• Comentarios Internos: si hay una o más de una dirección de correo electrónico en el campo mail de comentarios a administración podrá enviar una comunicación interna. Esta comunicación no es visible para el proveedor, siempre y cuando no incluya la dirección del proveedor en el segundo campo de mail.
• Botones de Auditoría y Coment.: estos botones amplían la auditoría y los comentarios y observaciones del documento. Podrá imprimir el texto ampliado.