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Fichero de Clientes Proveedores

Los clientes (y los proveedores) son una parte del plan contable, pero como tienen muchos más datos que las cuentas contables estándares, tienen una pantalla especial que podrá acceder a través de Menú General %-->% Archivos ERP %-->% Clientes/proveedores

Para saber que cuentas están consideradas como clientes y/o Proveedores consulte el artículo de configuración de cuentas

En este artículo podrá consultar:

  1. Cómo funciona la pantalla
  2. Los datos básicos del cliente proveedor
  3. Los datos genéricos
  4. Las condiciones de pago/cobro
  5. Las direcciones
  6. Los contactos

01 Ficha de clientes

La pantalla que verá es esta:

  1. Con estos botones, podrá elegir si desea ver a los proveedores o a los clientes.
  2. Este botón le creará 3 archivos
    1. Los clientes/proveedores que no tienen definido ningún mail y por lo tanto no se les podrá enviar las facturas y los pedidos por mail
    2. La lista de clientes/proveedor que sí que tienen asignado un mail
    3. Las direcciones de mails utilizados separados por ";" que le permitirá enviar mails masivos a sus clientes/proveedores
  3. En la parte inferior de la pantalla verá las siguientes pestañas que tienen las siguientes funcionalidades
    1. Otros datos: Completar los datos del cliente/proveedor
    2. Condiciones de pago/cobro: Definir las formas de pagos y cobro de ese cliente/proveedor, así como el IBAN de sus domiciliaciones
    3. Direcciones: Almacenar la dirección Fiscal y Comercial del cliente/proveedor, así como las diferentes direcciones de envío de mercancía, origen de mercancías o referencias catastrales.
    4. Otros códigos: Solo se mostrará si dispone del módulo de Facturación

02 Datos del cliente/proveedor

Los datos genéricos de la ficha de cliente/proveedor los verá en la pestaña 1 en la que podrá entrar los siguientes datos

  1. Cuenta: Con la lista de cuentas asociadas a clientes/proveedores (Ver configuración de la facturación)
  2. Subcuenta: Que es un número para completar la cuenta. Si no entra ningún valor, el programa le asignará automáticamente el último número + 1
  3. Sincronizar datos de la cuenta con el mismo DNI: Si marca esa opción significa que, al modificar el DNI Descripción de la cuenta y Tipo de identificación, también se actualizarán con esos datos todas las fichas que tengan ese DNI. Atención, esta sincronización no tiene en cuenta el tipo de ficha, es decir si un cliente es también proveedor, cuando modifico su descripción como cliente, también se modificará la descripción como proveedor.
    1. Otros datos: Completar los datos del cliente/proveedor
    2. Condiciones de pago/cobro: Definir las formas de pagos y cobro de ese cliente/proveedor, así como el IBAN de sus domiciliaciones
  4. Tres campos para entrar observaciones con las siguientes características
    1. Comentarios: Son internos de esta ficha y sólo los verá en esta pantalla y en la de consulta de clientes/proveedor
    2. Observaciones contables: La podrá ver también al registrar facturas emitidas o recibidas
    3. Avisos stock/Facturación: Se enseñan al entras los pedidos de cliente/ proveedor y al crear un albarán de venta

03 Otros datos

A partir de este momento, sólo explicaremos los datos que afectan a la contabilidad, los datos de facturación o stocks se explicarán en sus módulos correspondientes.

En esta pestaña para contabilidad sólo tienen importancia los siguientes campos:

04 Condiciones de pago/Cobro

En esta pestaña podrá entrar los siguientes datos:

  1. Datos de la domiciliación bancaria, en la que se puede indicar los datos SEPA
  2. Condiciones de pago, en la que además de indicar su forma de pago/cobroseguridad obligatoriamente habrá de indicar el tipo de IVA que hay que aplicar a ese cliente/proveedor (Nacional, UE, Canarias, etc.) y si tiene recargo de equivalencia habrá que marcar la casilla correspondiente
  3. Si es un proveedor podrá indicar como hay que recalcular los vencimientos si éste cae en un día de vacaciones del proveedor. Las posibilidades son:
    1. Desplazar un mes los vencimientos
    2. Dividir el importe que cae en festivo entre el vencimiento anterior y posterior al periodo de vacaciones
    3. Sumar el importe de ese vencimiento al vencimiento anterior
    4. Sumar el importe de ese vencimiento al vencimiento posterior
  4. Los descuentos y cargos aplicables y si al registrar la factura sus vencimientos quedan bloqueados a la espera de que alguien de permiso para su pago (Para más información consulte el artículo de control de cartera
  5. El porcentaje de IRPF a aplicar, la cuenta en la que hay que contabilizar este importe y la forma de calcular dicho IRPF (sobre la base o sobre la base + el IVA)
  6. La referencia de la norma 43 se explica en el artículo de configuración de la norma 43
  7. Si el cliente o proveedor es de la UE o Extranjero, podrá indicarle la moneda en la que ha de registrar y cobrar/pagar sus facturas (Si no pone nada el programa supondrá que es en Euros).

05 Direcciones

En la pestaña de Direcciones podrá entrar los siguientes datos:

  1. El tipo de dirección que puede ser
    1. Comercial: Para poner los datos comerciales del cliente/proveedor
    2. Fiscal: Si los datos comerciales no coinciden con los fiscales
    3. Envío de Mercancía: Para poder indicar todas las direcciones de los clientes a los que se le pueden enviar las mercancías o si es un proveedor los diferentes orígenes de las mercancías
    4. Referencia Catastral: Que sirve para alquileres si es una vivienda, local, solar o edificio. En este caso aparecerán más campos como el tipo de dirección, referencia catastral etc.
  2. El código de la dirección, que sólo la verá si es de tipo "Envío mercancía" o "Referencia Catastral" ya que sólo puede haber una dirección fiscal y comercial (Si no pone el código, el programa le asignará uno de forma automática)
  3. Los datos de la dirección
  4. Datos estadísticos ligados a esta dirección
  5. Datos de las condiciones de pago asociadas a esa dirección. Esta información sólo se verá si la dirección es de tipo "Envío de Mercancía/Origen de la mercancía). Para más información de cómo funcionan estos campos consulte los artículo de domiciliaciones bancarias y cálculo de vencimientos
  6. Los códigos para enviar las facturas electrónicamente a través del formato estándar e-Factura o a través de la empresa EDICOM (Estos datos sólo se verán si es un cliente)

06 Contactos

En la siguiente pestaña podrá entrar los datos de los contactos de los clientes/proveedores. Además de los datos estándares hay que resaltar el funcionamiento de los siguientes campos

  1. Orden: En el que quiere que salgan los contactos, este campo tiene importancia si envía las facturas por mail y ha marcado que se envíen a 2 contactos, el primero que encuentre el programa saldrá como la persona a la que se le envía el mail y los siguientes aparecerán en el apartado de "Con Copia"
  2. Dirección, por si este contacto no está en la sede central de la empresa sino en una dirección de envío.
  3. Casillas para saber que archivos hay que enviar por mail a esos contactos. Las posibilidades son
    1. Compra/Venta: Se le envían los pedidos
    2. Administración: Se le envían las facturas
    3. Almacén: Se le envían los albaranes
  4. Portal: Datos específicos del portal de clientes/proveedores. Estos campos se detallan en el manual del Portal

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