Si no cuadra el saldo de una cuenta contable con sus vencimientos, generalmente se debe a estos motivos:
- Se ha realizado algún asiento de regularización, cobro o pago sin utilizar los asientos predefinidos y por lo tanto se ha actualizado el saldo y no la cartera.
- Se realizó el pago o cobro por adelantado y cuando se registró la factura no se marcó la casilla de "Sin vencimientos" y por lo tanto se creó un efecto que no había de haberse creado
- Se han modificado manualmente los vencimientos
Para controlar que el saldo de un cliente/proveedor coincida con su cartera de vencimientos acceda a la pantalla Menú principal %-->% Contabilidad ERP %-->% Otros Procesos %-->% Utilidades y haga
- Elija del desplegable de Utilidades el concepto "Cuentas no Conciliadas"
- Haga clic en el botón de Buscar
- El programa le enseñará todas las cuentas cuyo saldo no coincida con sus vencimientos
- Si lo desea imprima un PDF con esa información para arreglar los saldos no correctos.
|
En esta utilidad el campo de "Desde Fecha" no tiene importancia. El proceso puede tardar varios minutos |
Existen 3 casos diferentes que son:
01 La diferencia entre la cartera y el saldo es muy pequeña
En estos casos, generalmente es que por algún motivo hubo algún problema de redondeos. Lo mejor es hacer un asiento de regularización para saldarlos y el resultado se pone como ingresos o gastos extraordinarios.
02 El saldo contable es 0 y hay vencimientos no cancelados
Si el saldo contable es 0 y la cartera no, lo más seguro es que se haya realizado algún pago o cobro sin utilizar el tipo de asiento de cobros o pagos y por lo tanto se saldó la cuenta, pero no se eliminó el efecto.
En estos casos lo normal es eliminar esos vencimientos sobrantes. Para más información, consulte el artículo de eliminar vencimientos
|
Antes de eliminar esos vencimientos, es conveniente comprobar que realmente el saldo de la cuenta es 0 |
03 El saldo contable no coincide con los vencimientos
En este caso, puede analizar el saldo y la cartera a través de la pantalla Menú principal %-->% Contabilidad ERP %-->% Listados %-->% Mayor y hacer los asientos necesarios y/o modificar los vencimientos erróneos para arreglar el descuadre. (Ver artículo de Mayor de cuentas).
Sin embargo, hay una opción que le facilitará dicho análisis. Acceda a la pantalla Menú principal %-->% Contabilidad ERP %-->% Control de cuentas %-->% Conciliación en la cual podrá ver:
- Unos botones para elegir la información que se desea controlar que será:
- El saldo vivo: Las facturas que no han sido pagadas totalmente
- Los asientos No conciliados: Los asientos cuyo importe no coincide con la cartera de vencimientos
- Todos los movimientos.
- Un campo para indicar la cuenta que se desea controlar (Este campo es obligatorio antes de dar al botón de Buscar
- El botón de Buscar que generará la información deseada
El Listado que obtendrá, se divide en cuatro secciones que son:
- Asientos manuales, que son todos los asientos que no son de Registro de facturas o Cobros y pagos. Estos asientos siempre saldrán en el saldo vivo o no conciliados hasta que se concilien manualmente, lo que significará que se han comprobado que son correctos
- Asientos de Registro de Facturas, que sólo saldrán los que no coincidan el asiento con sus vencimientos y tendrán la siguiente información
- Columna Mayor: El importe de la factura
- Columna Cartera: El importe de todos los efectos que se crearon
- Columna Diferencia: la diferencia entre estas dos columnas (por lo general ha de ser 0)
- Columna Pendiente: El importe pendiente de cobrar/pagar de esa factura
- Asientos de cobros/pagos
- Sólo saldrán si el importe de ese asiento no coincide con el efecto pagado/cobrado (Por lo general no ha de salir ninguna línea de esta sección
- Efectos que no están ligados a ningún asiento
- Sólo saldrán los efectos que no estén ligados a ningún asiento, que por lo general no ha de existir ningún efecto en esta situación
Con esta información ya podrá conciliar el mayor con la cartera con las siguientes opciones:
- Creando o eliminando vencimientos (Para ello consulte el artículo de modificar vencimientos
- Haciendo asientos de regulación
- Y opcionalmente marcando manualmente esos asientos como conciliados posicionándose encima de ellos y pulsando el botón de conciliar. Esta opción le permitirá que la siguiente vez que utilice esta opción, esos asientos no salgan en el listado (A menos que se marque el botón "Ver Todo") lo que le permitirá estudiar mejor la composición de esa cuenta.
