El objetivo de poder definir Tipos de Documentos a subir es orientar al proveedor con fichas de subida de documentos específicas para cada ocasión. De este modo podrá dar versatilidad a la documentación presentada. Por ello, durante este artículo descubrirá como definir cada uno de los tipos de documentos y sus posibles configuraciones.
El índice de este artículo es:
- Tipos de Documentos y sus generalidades
- Rutas de trazabilidad entre documentos
- Contratos: configuración específica
- Pedidos: configuración específica
- Albaranes: configuración específica
- Proformas: configuración específica
- Facturas: configuración específica
- Documentos: configuración específica
- Clases de Documentos
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1. Tipos de Documentos y sus generalidades
En el módulo de portal se pueden dar de alta hasta 6 categorías diferentes de documentos. Estas 6 categorías funcionan conjuntamente para ofrecer una trazabilidad documental de las obras y sus costes.
- Contratos: documento origen al que se le pueden vincular pedidos que vayan formando un saldo. De este modo puede llevar controlado las certificaciones de las obras.
- Pedidos: documento base al que el proveedor subirá la documentación de las obras.
- Albaranes
- Proformas
- Facturas
- Documentos: documentos de empresa y nominales de trabajadores
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Por norma general todos los tipos de documentos, excepto los documentos, serán vinculados a una obra salvo aquellos casos en los que se decida hacer lo contrario, por ejemplo, facturas de servicios generales. |
Campos de edición general:
- Descripción: escribe aquí la descripción del tipo de documento a definir
- Documento principal: campo desplegable para seleccionar el tipo de documento que desea definir
- Ligar a Centro de coste: casilla para definir si el tipo de documento irá vinculado a centros de coste.
- 4 casillas de validación: marque las casillas por las que deberá pasar el documento hasta ser completamente validado. Si no marca ninguna casilla de validación, el documento se subirá automáticamente en estado Validado.
- Enviar mail cuando se aprueba: marque esta casilla si quiere que se envíe de forma automática un email cuando la administración completa la validación de un documento de este tipo.
- Rechazo directo: marque esta casilla para poder rechazar un documento independientemente de su nivel de validación. De lo contrario, el documento podrá ser retrocedido, nivel a nivel, hasta llegar al rechazado.
2. Rutas de trazabilidad entre documentos
Una de las principales ventajas del módulo del portal es ofrecer una trazabilidad documental completa de los documentos de los proveedores. Por ello, todos los tipos de documentos, salvo contratos y documentos, pueden tener un tipo de documento relacionado.
Opciones de relación:
- Pedido: puede ser relacionado con un contrato
- Albaranes: puede ser relacionado con un pedido
- Proformas: puede ser relacionado con un pedido
- Facturas: puede ser relacionado con un pedido o con una proforma.
3. Contratos: configuración específica
No contiene ninguna casilla de configuración específica.
4. Pedidos: configuración específica
Este documento contiene:
- Documento relacionado: seleccione desde este campo desplegable el tipo de documento al que estará relacionado.
5. Albaranes: configuración específica
Este documento contiene:
- Documento relacionado: seleccione desde este campo desplegable el tipo de documento al que estará relacionado.
- Documentos adjuntos: permite al proveedor subir documentos adjuntos (uno o más) además del documento principal.
- Permitir sin Valorar: marque esta casilla si permite que su proveedor suba albaranes sin valorar a la plataforma, de otro modo, le saltará un aviso al proveedor de ello y quedará registrado en la auditoría.
6. Proformas: configuración específica
Este documento contiene:
- Documento relacionado: seleccione desde este campo desplegable el tipo de documento al que estará relacionado.
- Documentos adjuntos: permite al proveedor subir documentos adjuntos (uno o más) además del documento principal.
- Desglosar IVA: marque esta casilla para obligar al proveedor a detallar en este tipo de documento todas las bases.
- Marcar albaranes: marque esta casilla para indicar que a este tipo de documento se le pueden vincular albaranes que sean del mismo centro de coste y, opcionalmente, del mismo pedido.
- Al marcar esta opción aparecerá el campo desplegable de Nivel Límite para Vincular. Este campo permite vincular los albaranes a una factura después de la subida de ésta pero no después del nivel límite seleccionado.
- Permitir sin Valorar
7. Facturas: configuración específica
Este documento contiene:
- Documento relacionado: seleccione desde este campo desplegable el tipo de documento al que estará relacionado.
- Documentos adjuntos: permite al proveedor subir documentos adjuntos (uno o más) además del documento principal.
- Desglosar IVA: marque esta casilla para obligar al proveedor a detallar en este tipo de documento todas las bases.
- Marcar albaranes: marque esta casilla para indicar que a este tipo de documento se le pueden vincular albaranes que sean del mismo centro de coste y, opcionalmente, del mismo pedido.
- Al marcar esta opción aparecerá el campo desplegable de Nivel Límite para Vincular. Este campo permite vincular los albaranes a una factura después de la subida de ésta pero no después del nivel límite seleccionado.
- Permitir sin Valorar
- Contrapartida: seleccione de forma predeterminada la contrapartida a la que irán las facturas subidas para este tipo de documento. Tenga en cuenta que en el momento de contabilizar el operario podrá modificar la contrapartida.
- 4 casillas de contabilizar: Seleccione a partir de qué nivel de validación desea crear el asiento contable. Solo se permite contabilizar la factura en uno de los cuatro niveles.
- Controlar fecha: Esta casilla si desea controlar la fecha en la que un proveedor puede subir una factura del período de facturación.
- Día máximo: indica con un número el día máximo (incluido) para poder subir el documento.
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Por ejemplo, si marca día máximo 10. Si la factura es del 31 de mayo, el usuario podrá subir la factura al portal hasta el día 10 de junio. |
8. Documentos: configuración específica
Este documento contiene:
- Clase: Seleccione una de las clases de documentos para este tipo de documento.
- Periodicidad (meses): indique con un número la periodicidad con la que debe volver a subir este tipo de documento. Si lo deja en 0 o vacío implica que este tipo de documento no tiene caducidad. Si marca periodicidad 1 o más aparecerán las siguientes opciones:
- Poder entrar la fecha de caducidad manualmente: marque esta opción si permite que el usuario modifique la fecha de caducidad supuesta por el programa.
- Fecha caducidad ha de ser Fin de Mes: marque esta opción para indicar que la caducidad del documento es hasta fin de mes.
- Revalidar caducidad al desbloquear pago: marque esta opción si debe revalidar la documentación del mes actual para poder desbloquear los pagos de las facturas.
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Por ejemplo, la certificación de estar al corriente de pago de la seguridad social debe estar presentada tanto en el mes en que se presenta la factura como en el mes en el que se realizará el pago. |
9. Clases de Documentos
Como se ha mencionado en el apartado anterior el tipo de documento Documento ha de ser de una clase específica. Aquí se detallarán todas
- Obligatorio: clase de documento de empresa, y subcontratas, que se considerará como obligatorio para tener la documentación en regla.
- No Obligatorio: clase de documento de empresa, y subcontratas, que se considerará como opcional para el portal
- Lista de Trabajadores: Tipo de documento en que el proveedor ofrecerá un PDF dando una lista de los trabajadores activos en una obra.
- Nominal obligatorio: clase de documento de trabajador ligado directamente a su DNI/NIF que se considerará obligatorio para tener la documentación en regla.
- Nominal no obligatorio: clase de documento de trabajador ligado directamente a su DNI/NIF que se considerará opcional para el portal.
- Titulaciones: clase de documento de trabajador ligado directamente a su DNI/NIF que se considerará opcional para el portal. Este no tiene caducidad.
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Los documentos nominales van directamente ligados a un NIF/NIE, pero adicionalmente, pueden ir vinculados a una obra si éste trabajador trabaja en varias obras al mismo tiempo. Por ejemplo, en cada una de las obras activa deberá presentar los EPIS para poder entrar. |
