Como la previsión a nivel de costes es mensual, hay que efectuar una prorrata de los costes de las pagas extras cada mes y regularizarla después de contabilizar la paga extra.

Por lo general, como hay 2 pagas extras, cada 6 meses regularizo la distribución de costes de las 2 pagas extras (La de Navidad y la de Vacaciones). Esto es más fácil que regularizarlas por separado sobre todo teniendo en cuenta que estamos hablando de "previsiones" y que no se modifica en nada la contabilidad, simplemente la distribución de costes.

Quizás la forma más sencilla de explicar su funcionamiento es dando un ejemplo

01 Datos iniciales

Imaginemos que:

• Tengo 2 centros de coste activos (El primero ocupa el 60% de las horas trabajadas y el segundo el 40% restante)
• Hay 14 pagas con un coste mensual de 10.000€ y una Seguridad Social de 3.100€ (En el coste mensual de la S.S. ya están incluidas las 2 pagas extras)

Los pasos que previos que haríamos serían:

• Al calcular el precio de las horas de los trabajadores incluiríamos el coste "real" mensual, es decir el coste total anual del trabajador / horas laborables efectivas

• Al pasar los partes horarios, el coste imputado en ese mes sería superior al realmente contabilizado ya que en el precio de las horas hemos incluido las pagas extras, las vacaciones y las horas que estimamos que no son efectivas (Bajas, asuntos propios, formación etc.)

02 Asientos de nóminas mensuales

Se entraría el asiento de nómina y el coste de la Seguridad social a cargo de la empresa (El pago se hará al mes siguiente por la suma del coste soportado por la empresa y por el trabajador)

Los asientos serían estos y hay que notar que el coste se ha asignado al centro de coste general, no a cada uno de los centros de coste que deseamos controlar.

03 Distribución de los costes mensuales

En este punto hay que tener en cuenta que según contabilidad he contabilizado 12.800€ de coste (10.000€ de nómina y 2.800€ de Seguridad Social a cargo de la Empresa). Pero imaginemos que en los partes horarios he imputado 14.500€ (Recordemos que en el precio hora se incluyen más costes que los estrictos de ese mes y que además el número de horas reales pueden ser diferentes de las horas teóricas trabajadas)

A través del asiento de distribuciones de Coste haríamos 2 asientos para distribuir esos 14.500€ que queremos imputar como previsión. El primero sería de 2.800€ para distribuir la S.S. a cargo de la empresa (Como la seguridad social ya incluye las prorratas, la distribución es exacta) y otro de 11.700€ (14.500 – 2.800) para distribuir el coste de las nóminas de los trabajadores. El resultado sería el siguiente:

Los asientos de distribución no modifican los balances, ya que su saldo es 0. Sin embargo, como hemos distribuido más costes que los contabilizados, el saldo del centro de coste general sería negativo de -1.700€, aunque el balance global sería correcto ya que esa diferencia se ha imputado en los centros de coste activos como una previsión por las pagas extras.

03 Distribución de costes de las pagas extra

Al llegar al mes de junio o diciembre tendría que hacer 2 pagos, el de la nómina normal y el de la paga extra (Que por ejemplo sería 9.000€) y haría:

1. Contabilizar la nómina de 10.000 € según lo dicho anteriormente y su distribución de costes
2. Contabilizar la Paga extra de 9.000€, pero NO distribuiría sus costes.
3. Después de contabilizar la paga extra (que se asigna al centro de coste General), a través del Mayor miraríamos el saldo que tiene la cuenta 6400.00000, centro de coste General) y vemos que tiene un saldo negativo de 1.200€, lo que significa que nos hemos pasado en la previsión y que hemos de distribuir esos -1.200€ en los centros de coste directos.

En este ejemplo

Esto significa que en la previsión fuimos pesimistas y distribuimos más costes de los que al final se han producido, por lo tanto, hay que redistribuir estos -1.200€ para cuadrar el centro de coste General y dejarlo a cero. (Para saber la proporción en la que hay que distribuir los costes a cada centro se calcularán los partes de los últimos 6 meses)

Una vez hecha esta regularización, el centro de coste General ha quedado saldado y cada centro de coste tiene la repercusión que le corresponde.