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Invitar, asignar y gestionar Proveedores del Portal

Con este manual descubrirá los pasos para dar de alta un proveedor de su plan de contabilidad, luego verá cómo se asignan los derechos de los Tipos de Documentos para el proveedor y terminará asignándolo a las obras en las que debe presentar documentación. Para realizarlo vaya primero a la pantalla de Clientes/Proveedores bajo el menú de Archivos ERP.

Una vez dentro de la pantalla, busque y seleccione el registro del proveedor que quiere dar de alta y luego, en el panel inferior, vaya a la pestaña de Contactos. Primero, dé de alta un nuevo contacto, rellene los campos del formulario. Es muy importante que en el campo de mail introduzca una dirección de correo electrónico válida ya que ésta servirá de:

Una vez ha dado de alta el registro, antes de abandonar la edición, marque la casilla de Acceso Portal. Ahora sí, grabe el registro. Con esta acción has habilitado este proveedor en la plataforma.

  1. Asignar Tipos de documentos

Desde la pestaña de Contactos, acceda a la vista detalle del contacto y verá que han aparecido 3 elementos más:

Envíe la invitación una vez tenga asignados todos los permisos del proveedor.

Haga clic en el botón de Tipos de Documentos, al hacer clic, se abrirá una ventana emergente donde podrá marcar y/o desmarcar los tipos de documentos que puede subir el proveedor. Siguiendo este proceso, seleccione algunas opciones y haga clic en el botón de grabar. Verá que vuelve a la vista detalle del contacto y ahora, en la zona de texto, aparecen los tipos de documentos que dejó marcados.

Con este proceso, ha definido los permisos que tiene el proveedor para subir documentos, en el siguiente paso definirá las obras en las que el proveedor podrá subir documentación.

  1. Asignar centros de coste en los que participa

Durante este proceso definirá para cada uno de los centros que desee los tipos de documentos que puede subir el proveedor, esto implica que, usted puede decidir la cantidad de tipos de documentos que puede tener un proveedor por cada una de sus obras. Para hacer esta asignación primero, diríjase a la pantalla de Gestión de Documentos, en el menú de Portal.

Esta pantalla permite gestionar los permisos de los documentos. A continuación se detallarán los filtros de esta pantalla:

Para gestionar los permisos de un proveedor lo ideal es que siga estos filtros:

Al dar a la lupa de buscar, aparecerá un listado que mostrará la información escalada para ese proveedor. Se mostrará por cada centro de coste disponible en el portal, todos los tipos de documentos asignables al proveedor. Recuerde que aquí solo verá tipos de documentos si el proveedor tiene ya permisos de algún tipo de documento.

Seleccione los tipos de documentos que quiere y haga clic en el botón verde de Guardar. Al grabar la información se estarán creando los permisos para ese proveedor, para esas obras y tipos de documentos.

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