Con este manual descubrirá los pasos para dar de alta un proveedor de su plan de contabilidad, luego verá cómo se asignan los derechos de los Tipos de Documentos para el proveedor y terminará asignándolo a las obras en las que debe presentar documentación. Para realizarlo vaya primero a la pantalla de Clientes/Proveedores bajo el menú de Archivos ERP.
Una vez dentro de la pantalla, busque y seleccione el registro del proveedor que quiere dar de alta y luego, en el panel inferior, vaya a la pestaña de Contactos. Primero, dé de alta un nuevo contacto, rellene los campos del formulario. Es muy importante que en el campo de mail introduzca una dirección de correo electrónico válida ya que ésta servirá de:
- Código de usuario que tendrá el proveedor para acceder a la plataforma
- Dirección de correo electrónico donde el proveedor recibirá todas las notificaciones del portal.
Una vez ha dado de alta el registro, antes de abandonar la edición, marque la casilla de Acceso Portal. Ahora sí, grabe el registro. Con esta acción has habilitado este proveedor en la plataforma.
- Asignar Tipos de documentos
Desde la pestaña de Contactos, acceda a la vista detalle del contacto y verá que han aparecido 3 elementos más:
- Botón de Enviar invitación: envía un email de bienvenida con las credenciales para acceder al portal. Si ya ha sido enviado, simplemente envía unas nuevas credenciales.
Envíe la invitación una vez tenga asignados todos los permisos del proveedor.
- Botón de Tipos de Documentos: sistema para agregar o retirar permisos de tipos de documento del proveedor.
- Zona de texto en color gris: en esta zona se mostrarán, a modo de listado, los tipos de documentos que tiene asociados.
Haga clic en el botón de Tipos de Documentos, al hacer clic, se abrirá una ventana emergente donde podrá marcar y/o desmarcar los tipos de documentos que puede subir el proveedor. Siguiendo este proceso, seleccione algunas opciones y haga clic en el botón de grabar. Verá que vuelve a la vista detalle del contacto y ahora, en la zona de texto, aparecen los tipos de documentos que dejó marcados.
Con este proceso, ha definido los permisos que tiene el proveedor para subir documentos, en el siguiente paso definirá las obras en las que el proveedor podrá subir documentación.
- Asignar centros de coste en los que participa
Durante este proceso definirá para cada uno de los centros que desee los tipos de documentos que puede subir el proveedor, esto implica que, usted puede decidir la cantidad de tipos de documentos que puede tener un proveedor por cada una de sus obras. Para hacer esta asignación primero, diríjase a la pantalla de Gestión de Documentos, en el menú de Portal.
Esta pantalla permite gestionar los permisos de los documentos. A continuación se detallarán los filtros de esta pantalla:
- Gestión de documentos para el: campo desplegable que le permite seleccionar entre Centros de Coste y Proveedores. Permite buscar los permisos ordenados por estas dos opciones.
- Ver: 3 opciones a seleccionar, o ver los permisos asignados, los no asignados o todos.
- Centro de coste: Filtro de búsqueda para buscar por un único centro de coste. Este campo es obligatorio si el campo Gestión de documentos para el tiene seleccionado Centro de Coste
- Proveedor: filtro de búsqueda para buscar por un único proveedor. Este campo es obligatorio si el campo Gestión de documentos para el tiene seleccionado Proveedor.
- Detallar: permite detallar la búsqueda ampliando los permisos a seleccionar.
- Contacto: seleccione el contacto del proveedor al que quiere gestionar los permisos.
Para gestionar los permisos de un proveedor lo ideal es que siga estos filtros:
- Gestión de documentos para el: Proveedor
- Ver: Todos
- Centro de coste: vacío
- Proveedor: busque y seleccione el proveedor en cuestión
- Detallar: marque esta opción
- Contacto: seleccione un contacto disponible
Al dar a la lupa de buscar, aparecerá un listado que mostrará la información escalada para ese proveedor. Se mostrará por cada centro de coste disponible en el portal, todos los tipos de documentos asignables al proveedor. Recuerde que aquí solo verá tipos de documentos si el proveedor tiene ya permisos de algún tipo de documento.
Seleccione los tipos de documentos que quiere y haga clic en el botón verde de Guardar. Al grabar la información se estarán creando los permisos para ese proveedor, para esas obras y tipos de documentos.
