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Diagrama, Dibujo de ingeniería

Descripción generada automáticamenteCada vez se envían menos facturas por el correo normal y el envío de facturas a través del mail se está convirtiendo en la forma habitual de enviar y recibir facturas.

Esto es muy útil al momento de enviar las facturas, pero cuando las recibimos de un proveedor, nos obliga a extraerla del mail e imprimirla en papel para poderla archivar convenientemente y de esta manera tener el diario de IVA en orden por si hay una inspección de Hacienda. La razón es que la Ley del IVA nos obliga a guardar estos documentos durante 4 años desde que se hizo la declaración anual del IVA de manera que se pueda garantizar que no han sido modificados y que sean fácilmente consultables por Hacienda.

En el próximo blog, hablaremos de las posibilidades de sustituir el diario de IVA en formato papel por uno digitalizado, pero hoy nos centraremos simplemente en las ventajas y formas de digitalizar facturas para su mejor tratamiento interno de la empresa (Sin tener en cuenta los condicionantes que nos pondría Hacienda si quisiéramos eliminar el archivo en papel y que se pueden consultar en el Real Decreto 1619/2012 del 30 de noviembre)

Indudablemente, si tu software no permite adjuntar archivos electrónicos, habrás de utilizar algún software adicional que evite las posibles discordancias que pueden darse entre la información digitalizada y la que has entrado en la contabilidad, ya que estos errores pueden hacer que la información on-line no sea del todo fiable.

FORMA DE DIGITALIZAR FACTURAS

Todas las facturas que vengar por mail, ya estarán digitalizadas y simplemente habrás de descargar el documento del mail en el disco para poderlo guardar de forma ordenada.

Con las facturas que vengan por correo puedes utilizar dos sistemas, el más barato es digitalizarlo utilizando tu impresora o scanner. Pero si tienes muchas facturas este sistema puede ser demasiado lento y entonces tendrías que utilizar escáneres profesionales ligados programas estándares de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que te permitirán digitalizar las facturas y reconocer los logos de los proveedores e incluso marcar las zonas donde están el número de factura y sus importes totales.

Estos sistemas son caros, complejos de configurar y de mantener y además no evita que al contabilizar las facturas se puedan introducir errores de identificación.

Para estas empresas lo más conveniente es crear un Portal de Proveedores para que las facturas las suban los proveedores de forma digital y de esta manera sean accesibles desde el programa de contabilidad lo que facilitará su revisión, contabilización y consulta posterior.

DIGITALIZACION MANUAL

Si tu empresa no tiene un número desorbitado de facturas recibidas por correo lo que te proponemos es que encuentres un software que permita incorporar facturas digitalizadas.

En nuestro programa (Si no tienes el módulo del Portal de Proveedores) lo que habrías de hacer es lo siguiente:

A partir de ese momento cuando consulte el mayor de ese proveedor o esa factura en el Diario de IVA, podré sin tener la visión de esa factura sin tener que levantarme a buscarla en el archivo de papel (Con el riesgo que ello conlleva de que esa factura se extravíe o se estropee)

Los pasos a realizar para ver la factura serían éstas.

Nota: Como la factura está ligada a la ficha del proveedor, en la misma acción también podrías ver otros documentos relacionados con la factura como sería su DNI o su ficha (Si ésta estuviese digitalizada), contrato de suministro etc.

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